Stress per Gesetz: die Kassenbelegarchivierung als Zumutung mit Happy End

Wie schafft man es, eine ganze Branche in eine echte Problemlage zu manövrieren? Im Fall der neuen Vorgaben zur Archivierung von Kassendaten reicht dazu ein nicht zu Ende gedachten Gesetzestext aus dem Bundesministerium der Finanzen. Erst wer Sätze wie „Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems (z.B. Kassensystem) erstellt wurden, sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.“ wirklich verstanden hat und ihre Auswirkungen hochrechnet, beginnt das Ausmaß des Dilemmas zu begreifen. Hier geht es nicht um eine kleine Auflage, sondern um eine Zumutung an der Grenze zur Nicht-Machbarkeit: vorbei an der Realität im Handel, jenseits technologischer Standards und eine explizite Benachteiligung mittlerer und großer Handelsunternehmen. Vor allem aber: Nicht umsetzbar in den Grenzen des klassischen Enterprise Content Managements.

Es ist die Mischung aus geforderter Revisionssicherheit (Compliance) und dem zu bewältigenden Dokumentenvolumen (nicht selten 500.000.000 Datensätze pro Jahr), die für den Handel zur Quadratur des Kreises wird. Denn viele der derzeit kursierenden schnellen Lösungen können entweder das eine oder das andere nicht. Klassische ECM-Systeme wären noch dazu in einem solchen Ausbaustadium kaufmännisch nicht zu verantworten.

Um es kurz zu machen: Die notwendige Kombination aus Performance, Compliance, Finanzierbarkeit und Betreibbarkeit wird nur im Mix aus Big-Data-Anwendungen und ECM-Systemen möglich. Und hier wird die Luft im Markt merklich dünn – erst recht, wenn die Lösungsanbieter auch noch über Handelskompetenz verfügen sollen.

Dass der Gesetzgeber mit seiner gut gemeinten Initiative die Marktposition unserer Big-Data-fähigen Enterprise-Information-Plattform NE.Databridge ausbauen wollte, glauben wir nicht. Tatsächlich bieten wir aber auf genau dieser Basis nicht nur eine wirklich sinnvolle Lösung für die Kassenbelegarchivierung, sondern auch ein profitables Mehrwertprogramm. Falls Sie also feststellen sollten, dass Sie Ihre 100%-Lösung für den Stichtag Ende 2016 noch nicht haben, sollten wir rechtzeitig darüber sprechen. Nicht für den Gesetzgeber, sondern für Sie.

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Infoblatt Kassenbeleg- archivierung

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Die Vorgabe des Bundesministeriums der Finanzen ist eindeutig: die Unterlagen über alle Bargeschäfte sind „jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar“ aufzubewahren. Letzte Schonfristen laufen Ende 2016 aus. Damit ist klar: Alle Belege aus Kassensystemen müssen künftig an ein (meist zentral organisiertes) Enterprise Content Management übergeben werden, damit sämtliche kassengestützten Ereignisse aus den einzelnen Märkten im Archiv korrekt, vollständig und Compliance-fähig abgebildet werden. Das Problem: Wir sprechen über ein Belegaufkommen, das nicht selten über 50.000 Transaktionen pro Sekunde und über 2,5 Milliarden Datensätze pro Jahr ausmacht – und das ist beim Einsatz klassischer Datenbankkonzepte unterhalb des ECM-Systems nur mit völlig inakzeptablen Ausbaukosten lösbar. Die Integration von Big-Data-Technologien in die ECM-Strecke ist für den Handel die einzige Chance, in einem vertretbaren Kostenrahmen zu bleiben.

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NE.Databridge: Grenzenlos integriert.

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Die heterogene IT-Welt ist Realität und wird es bleiben. Im Spannungsfeld vielfältiger Businessprozesse, Organisationseinheiten, Informationsquellen, Interessen und Ansprüche entwickeln sich zwangsläufig auch IT-Infrastrukturen und Anwendungslandschaften alles andere als einheitlich. Dass diese Welt mit klassischem schnittstellenorientierten Handeln nicht effizient beherrschbar ist, erleben viele Unternehmen im täglichen IT-Management, vor allem aber in komplexen Systemprozessen wie Integrationen, Migrationen und Archivierungen. Entwickler, Hersteller, Systemhäuser und IT-Abteilungen haben über Jahre Zeit und Geld aufgewendet, um den Kampf für das „Unifying“ von IT-Landschaften zu führen. Sie sind dabei von der Realität überholt worden: von der Dynamik technologischer Innovationen, von der inneren Logik der Unternehmensentwicklung, von neuen Prioritäten.

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