FileNet-Lizenzoptimierung: das vergessene Einsparpotenzial

IBM-FileNet-Infrastrukturen sind komplexe Welten – nicht nur in technischer, auch in lizenzrechtlicher Hinsicht. Dass die FileNet-Wartungsverträge von nextevolution immer auch eine laufende Lizenzoptimierung beinhalten, hat einen mehr als guten Grund: Allein mit dieser Leistung gewinnen wir für neue Kunden nicht selten fünf- bis sechsstellige Euro-Beträge zurück.

Die Überlizenzierung von FileNet-Systemen ist nicht die Ausnahme, sondern die Regel: in über 80% aller Bestandsaufnahmen stellen wir sie fest. Ihre Ursache hat sie in der traditionellen Annahme, dass es sinnvoll ist, einmal erworbene Lizenzen immer weiter zu verwenden. Die Realität sieht anders aus. So ändern sich im Zuge der natürlichen Evolution von IBM FileNet auch die Zuordnungen zwischen Funktionen und Nutzungsrechten. Dies gilt vor allem dort, wo Kunden vom Lizenzmodell FCT (Flexible Contract Term) zum Modell Passport Advantage umgestiegen sind, ohne ihren kompletten Lizenzbestand gemäß den veränderten Nutzungsbedingungen zu evaluieren. Auch die Inanspruchnahme von Promotion Packages bleibt nicht ohne Auswirkungen auf das Lizenzsystem. Und häufig finden sich in der FileNet-Historie neuer Kunden eklatante Fehllizenzierungen zwischen Nutzungsrechten und eingesetzten Hardwarekomponenten, die letzten Endes zu inkompatiblen Lizenztypen führen.

Peanuts sind das in den wenigsten Fällen, denn neben den Lizenzkosten schlagen auch die zugeordneten Wartungsgebühren kräftig zu. Deshalb ist Lizenzoptimierung für uns kein einmaliger Vorgang, sondern ein laufender Prozess, der zu jeder Kundenbeziehung gehört.

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