Intelligenter Posteingang: die Dokumentenflut ressourcenschonend managen

Ein zentralisiertes Enterprise Content Management in der Dokumentenverwaltung und der Vorgangsbearbeitung ist ein Effizienz-Turbo für sämtliche Abteilungen eines Unternehmens. Allerdings nur, wenn die Intelligenz bereits im Dokumenteneingang beginnt – denn der nicht zu bremsende Neuzulauf von Briefen, E-Mails, Faxen und anderen Dokumenten kann ein Flaschenhals und eine Fehlerquelle von fataler Wirkung sein. Die automatisierten Capture-Systeme sind dabei nicht das Problem: Das qualifizierte Einlesen und Ablegen folgt heute zuverlässigen Standards.

Erst was danach folgt, ist die eigentliche Effizienzreserve: die Weiterbearbeitung der neuen Dokumente in definierten Prozessen. Um diese Phase in frei definierbarer Tiefe zu automatisieren – bis hin zum Auslösen von Clearingentscheidungen oder zu einer vollständigen „Dunkelverarbeitung“ –, braucht es Hintergrundsysteme mit hoher Intelligenz und Solution-Architekten mit belastbarer Expertise. Über beides verfügen unsere Lösungen, die wir sowohl in Individualprojekten als auch in standardisierten Modulen für IBM FileNet bereits in voller Bandbreite realisiert haben.

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IBM Content Navigator in der Praxis

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Enterprise Content Management ist eine Unternehmensaufgabe, die in Zeiten eines explosionsartig wachsenden Aufkommens an Daten und Dokumenten immer mehr an Bedeutung gewinnt. Die professionelle Speicherung, Organisation, Verknüpfung und Verwendung zentraler Informationen und Unterlagen birgt gewaltige Potenziale: mehr Effizienz, zeitgemäße Arbeitsstrukturen und sichere Geschäftsprozesse. Als erfahrener IBM® Business Partner und ECM-Spezialist entwickelt die nextevolution AG seit Jahren Anwendungen und Lösungen, die diese Vorteile für IBM-Kunden in der Praxis realisieren. Mit dem IBM Content Navigator (ICN) steht Unternehmen jeder Größenordnung heute eine neue Experience Platform zur Verfügung, die die Arbeit mit ECM-Plattformen deutlich vereinfacht. Nie war es leichter, auf komplexe Dokumentenbestände zuzugreifen, Geschäftsprozesse abzubilden und Mitarbeiterteams eine individuell zugeschnittene, hochergonomische Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen.

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Auf neuer Höhe

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Im Jahr 2008 tritt Armin Sturm seinen Dienst als Leiter Anwendungsentwicklung bei Swiss Life Deutschland an. Zu diesem Zeitpunkt reicht die IBM-FileNet-Historie im Unternehmen bereits sieben Jahre zurück. 2001 wurde FileNet als hochleistungsfähige Plattform für das Enterprise Document Management eingeführt. Damit begann das Wachstum einer komplexen Anwendungslandschaft, die eng an die Organisationsstruktur gekoppelt war und sich sehr heterogen entwickelte. 2006 wurde die Struktur um zentrale Workflow-Lösungen ergänzt – aus dieser Zeit stammte auch der erste Kontakt zwischen Swiss Life und nextevolution, der aber zunächst nicht zur Kooperation führte. Nun steht das IT-Team um Armin Sturm vor einer gravierenden Herausforderung. Die in die Jahre gekommene FileNet-Landschaft ist spürbar an ihre Wartbarkeits- und Verfügbarkeitsgrenzen gelangt. Gleichzeitig ist mit der neuen Systemversion FileNet P8 eine Plattform mit grundsätzlich neuer Systemarchitektur und damit die ideale Ablösung für FileNet IS verfügbar. Klar ist aber auch, dass der Umstieg nicht einfach werden würde.

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PIRAT auf klarem Kurs

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Die neue ADAC-Zentrale ist ein Statement. Das vierstöckige Sockelgebäude mit seiner organischen Fassadenlinie umläuft in Sternform das gesamte Areal, an dessen Rückseite der 92 Meter hohe Büroturm mit seinen mehr als tausend Fenstern in 22 Farbtönen die Blicke auf sich zieht. Das vorbildliche Energiekonzept setzt auf einen Mix aus Solarenergie, Geothermie und Fernwärme: hier geht es nicht nur um Repräsentation, sondern auch um Wirtschaftlichkeit – und darum, dass die vorher an sieben Standorten rund um den Münchener Westpark verteilten 2.500 ADAC-Mitarbeiter unter einem Dach gemeinsam arbeiten können. Dabei hat sich der ADAC für eine völlig neue Kultur der internen Kooperation entschieden: den Wechsel vom traditionellen Arbeitsplatz ins Flex-Office. In den neuen Büroetagen wählen die Mitarbeiter den Arbeitsplatz in ihrem Bereich täglich neu, finden sich flexibel zu temporären Teams zusammen oder platzieren sich abseits des Hauptgeschehens, wenn sie mehr Ruhe brauchen. Zum Feierabend kommen Arbeitsmittel und persönliche Gegenstände in den eigenen Caddy, so dass am nächsten Morgen wieder ein „clean desk“ wartet.

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+49 (40) 82 22 32-0
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